Google Workspace bao gồm các công cụ điện toán đám mây tiên tiến phù hợp với tất cả các doanh nghiệp mọi cấp quy mô. Email, lưu trữ và cộng tác nhóm đều có sẵn trong một gói duy nhất giúp bạn làm việc thông minh và hiệu quả hơn.

Google Workspace là gì?

Google Workspace là một bộ ứng dụng được cung cấp bởi Google dành cho các tổ chức và doanh nghiệp. Google Workspace bao gồm nhiều ứng dụng hoạt động trên mô hình điện toán đám mây. Trong đó phổ biến nhất phải kể đến ứng dụng Gmail theo tên miền riêng, Google Drive, Google Meets và các ứng dụng văn phòng khác. Theo Google, Google Workspace được thiết kế như một không gian làm việc hiện đại và thông minh. Được tích hợp nhiều tiện ích hỗ trợ giao tiếp, kinh doanh, cộng tác và chia sẽ dữ liệu trong cùng một giao diện thống nhất, giúp cho người dùng có một trải nghiệm làm việc mới lại vừa quen thuộc, liền mạch ở cùng một nơi thay vì phải di chuyển giữa nhiều giao diện ứng dụng khác nhau.

Một trong những đặc điểm nỗi bật và mang tính đặc thù của Google Workspace đó là hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây. Năng lực bảo mật cao được vận hành bởi trung tâm dữ liệu khổng lồ của Google. Tất cả các ứng dụng trong Google Workspace đều có thể truy cập và làm việc ở mọi thiết bị có kết nối Internet mà không yêu cầu cài đặt hoặc tải về máy.

Các ứng dụng của Google Workspace

Trong Google Workspace, các ứng dụng cốt lõi bao gồm:

1. Gmail: Email theo tên miền riêng sử dụng nền tảng Gmail quen thuộc với năng lực bảo mật và hiệu năng nâng cao được thiết kế cho doanh nghiệp.
2. Drive: Lưu trữ, chia sẽ dữ liệu trên đám mây.
3. Calendar: Lịch thông minh được tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác.
4. Meets: Họp video trực tuyến
5. Chat: Gửi tin nhắn, chát hoặc chat nhóm
6. Docs: Soạn thảo và trình bày văn bản trên đám mây. Có thể chia sẽ và làm việc nhóm cùng nhau.
7. Sheets: Trang tính tương thích với Microsoft Excell.
8. Slides: Tạo file trình chiếu nhanh và hiệu quả
9. Forms: Tạo Forms hoặc thu thập ý kiến nhanh trên đám mây
10. Sites: Tạo các trang thông tin nội bộ hoặc public mà không cần mã lập trình.
11. Keep: Ghi chú và quản lý công việc hiệu quả
12. Jamboard: Bảng viết điện tử cho phép trình bày ý tưởng ngay trên màn hình của bạn
13. Apps script: công cụ phát triển ứng dụng mã thấp
14. Cloud Search: Tìm kiếm nội dung đám mây trong tổ chức
15. Khác: Ngoài ra, còn có thêm các ứng dụng bổ sung liên kết thuộc hệ sinh thái của Google và do Google phát triển. Các ứng dụng bổ sung không thuộc phạm vi dịch vụ cốt lõi của Google Workspace. Nghĩa là người dùng có thể sử dụng nếu quản trị viên cho phép và có giấy phép sử dụng (miễn phí hoặc có phí). Ví dụ: Google Ads, Google Analytics, Youtube, Photos… đây là những ứng dụng bổ sung không thuộc phạm vi của Google Workspace nhưng thuộc hệ sinh thái của Google. Không những vậy, còn có các ứng dụng bên thứ ba kêt nối với Google Workspace.

Google Workspace khác tài khoản Gmail miễn phí như thế nào?

Hầu hết khi chúng ta tạo một tài khoản Gmail miễn phí thì đều được sử dụng các ứng dụng sẵn có như Gmail, Drive, Meets, Docs, Sheets… có sẵn trong tài khoản Google. Đây đều là các ứng dụng cốt lõi trong Google Workspace. Vậy điểm khác nhau cơ bản là gì?

1. Google Workspace thiết kế cho tổ chức và doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh. Bắt buộc phải có tên miền (domain) để thiết lập Google Workspace trong khi Gmail miễn phí sử dụng tài khoản gắn với đuôi Gmail.com.
2. Trong khi Google Workspace là ứng dụng có tính phí và cấp phép dựa trên số lượng giấy phép thì Gmail miễn phí và cấp cho từng cá nhân.
3. Google Workspace hoạt động trên hạ tầng điện toán đám mây cấp doanh nghiệp. Được tăng cường bảo mật và cam kết sự ổn định và tin cậy.
4. Google Workspace được quản lý bởi tổ chức và có công cụ quản trị viên điều hành mọi quyền hạn của người dùng thuộc tổ chức. Trong khi Gmail miễn phí không có công cụ quản trị và chỉ dành cho từng cá nhân riêng lẻ.

Các tính năng dành cho người dùng

Chức năng dành cho người dùng chính là các ứng dụng thuộc Google Workspace, nhìn chung các ứng dụng có thể phân loại thành nhóm các chức năng sau đây:

1. Tính năng Email: Google Workspace sử dụng Gmail theo tên miền riêng. Quản trị viên tạo các tài khoản người dùng cũng là tài khoản email dưới dạng: ten-nguoi-dung@tenmiencongty.com. Người dùng sử dụng Gmail gắn với tên miền của tổ chức để giao dịch.
2. Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu: Google Drive có dung lượng 30 Gb cho mỗi người dùng đối với gói cơ bản và nhiều hơn tùy theo từng gói. Nó cho phép bạn lưu trữ, chia sẽ dữ liệu trên đám mây của Google.
3. Cộng tác nhóm: Các ứng dụng Google Docs, Google Sheets, Google Slides cho phép người dùng cùng chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bảng trình bày cùng lúc ở mọi nơi bằng cách chia sẽ file cho đồng nghiệp. Dễ dàng tương thích với các ứng dụng Microsoft Office quen thuộc.
4. Họp video và chat: Meets và Hangouts Chat được sử dụng để thực hiện các cuộc họp Video cho từ 100 người dùng trở lên và Chat nhóm không giới hạn.
5. Lịch: Đặt lịch, chia sẽ lịch thông minh từ mọi thiết bị đã có sẵn trong Google Calendar.

Các tính năng dành cho quản trị viên

Công cụ dành cho quản trị viên Google Workspace là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất được Google trang bị cho bộ ứng dụng này. Nó cho phép người quản trị của tổ chức có thể kiểm soát tất cả các khía cạnh của dịch vụ, bao gồm từ quản lý người dùng, kiểm soát bảo mật cho tới thiết lập các chính sách sử dụng dịch vụ. Người dùng đầu tiên đăng ký và khởi tạo dịch vụ Google Workspace mặc nhiên được chỉ định là quản trị viên cấp cao nhất. Chỉ những người dùng được chỉ định vai trò là quản trị viên mới có thể truy cập được tới giao diện của trang dành cho quản trị viên (admin console). Các quản trị viên có thể truy cập tới trang Google Workspace Admin Console tại: https://admin.google.com

Trong công cụ dành cho quản trị viên, Google đã phân nhóm các chức năng thành từng mục và được sắp xếp vào menu bên trái của màn hình. Có rất nhiều các chức năng điều khiển được thiết kế Tuy nhiên Google đã phân loại và chúng ta có thể tìm hiểu một số những chức năng cơ bản sau đây:

Directory

1. Users: gồm các chức năng liên quan tới tạo và quản lý người dùng trong tổ chức. Mỗi một người dùng cần được tạo với tên tương ứng với tên email. Thông thường hệ thống sẽ gắn giấy phép tự động vào mỗi một người dùng được tạo mới. Tuy nhiên quản trị viên có thể tùy chỉnh được giấy phép có được cấp cho một người dùng nào đó hay không. Trong chức năng Users sẽ cho phép quản trị viên tạo mới người dùng thủ công hoặc tạo mới hàng loạt bằng cách nhập từ danh sách sẵn có. Đối với các tổ chức có số người dùng lớn có thể đồng bộ hóa từ các nền tảng có sẵn như Microsoft active Directory… Ngoài tạo mới, còn có các chức năng gồm: tạm ngừng, xóa, chỉnh sửa, thay đổi mật khẩu… Đối với danh sách người dùng. Ngoài ra khi di chuyển tới trang chi tiết của người dùng còn có các chức năng khác bao gồm: thông tin tài khoản, chính sách bảo mật, quyền quản trị viên và quản lý giấy phép…
2. Groups: Trong thư mục Directory ngoài quản lý người dùng còn có các chức năng phân nhóm người dùng thành từng nhóm khác nhau. Mỗi nhóm sẽ có các quản trị nhóm và thành viên. Nhóm được đại diện bởi một tên nhóm có định dạng như một Email nhóm. Tùy theo nhu cầu của người tạo nhóm, nhóm có thể được chỉ định các chức năng chính khác nhau như nhóm email cộng tác hoặc nhóm các theo phòng ban chức năng hoặc đơn giản chỉ là nhóm các thành viên để gửi nhận thông tin nội bộ. Một trong những tính năng thú vị và phổ biến của Groups chính năng hộp thư cộng tác. Nó cho phép tạo các hộp thư (Email) đại diện cho nhóm như: support@tenmien.com hoặc sales@tenmien.com… các email là đại diện của một nhóm gồm các thành viên được chỉ định. Các thành viên trong nhóm đều có thể nhận thông tin email và gửi hồi đáp với vai trò là email của chính họ hoặc với vai trò là email đại diện. Tính năng này thật sự hữu ích đối với các tổ chức doanh nghiệp cần một hộp thư chung để đại diện cho nguyên một teams nhiều thành viên cùng giám sát.
3. Organizational units: Cho phép phân thành các đơn vị, phòng ban nhỏ hơn trong tổ chức. Ví dụ một tổng công ty có 10 công ty con và cùng một tên miền chung (hoặc khác tên miền). Quản trị viên cần phân các thành viên của mỗi công ty thành một đơn vị riêng. Mục đích chính của việc phân đơn vị con là để gán các chính sách dịch vụ lên tổ chức con đó với các quyền hạn và chính sách khác nhau. Ví dụ: Ban giám đốc được phép sử dụng tất cả các ứng dụng trong Google Workspace và giữ quyền giao dịch chia sẽ không giới hạn về dữ liệu. Trong khi các nhân viên thuộc cấp phòng ban bị giới hạn một số ứng dụng và có phòng thì không được chia sẽ dữ liệu ra bên ngoài. Organizational units là một tính năng trong quản trị viên và chỉ có quản trị viên mới có thể thiết lập, quản lý nó.
4. Buildings and resources: Đây là tính năng thiết lập để quản lý và cho phép quản lý các tài nguyên trong tổ chức: Nó được sử dụng trong trường hợp người dùng muốn đăng ký, kiểm soát các tài nguyên như: Phòng họp, thiết bị âm thanh, máy chiếu, xe ô tô hoặc bất kể tài nguyên nào chung của tổ chức mà người dùng muốn sử dụng cần phải đăng ký theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ: Công ty có 05 phòng họp và 03 máy chiếu. Các cá nhân tổ chức các cuộc họp cần phải kiểm tra và đăng ký xem phòng họp và máy chiếu có trống hay không.
5. Directory settings: Cho phép thiết lập các chức năng chia sẻ hoặc không chia sẻ danh bạ người dùng trong tổ chức hoặc cập nhật các profile của người dùng.

Devices

Chức năng này cho phép các quản trị viên Google Workspace quản lý, thiết lập chính sách quản lý thiết bị của tổ chức hoặc của người dùng. Nó bao gồm quản lý thiết bị di động của tổ chức hoặc của người dùng sử dụng để truy cập vào Google Workspace. Bao gồm các chính sách bảo mật thiết bị, khóa, xóa thiết bị hoặc xóa dữ liệu từ xa. Quản trị viên cũng có thể thiết lập cho phép phân vùng để quản lý các ứng dụng của tổ chức độc lập với dữ liệu cá nhân. Ngoài ra, còn có các tùy chọn quản lý trình duyệt Chorme hoặc thiết lập mạng.

Apps

Tại đây, quản trị viên có thể quản lý và thiết lập chính sách liên quan tới các ứng dụng của người dùng trong toàn bộ tổ chức như: Cho phép dùng các ứng dụng nào, không được dùng các ứng dụng nào. Các đơn vị nào được phép sử dụng nhóm ứng dụng và đơn vị nào không được phép sử dụng. Các ứng dụng bao gồm cả các dụng cốt lõi và các ứng dụng tích hợp bởi bên thứ ba được cung cấp trong Google Workspace Marketplace. Ngoài ra, quản trị viên có thể thiết lập chính sách sử dụng dịch vụ cho từng ứng dụng riêng lẻ và áp dụng chính sách đó lên từng đơn vị hoặc cho toàn bộ tổ chức.

Trong nội dung dưới đây, chúng ta cùng tìm hiểu về một số tính năng thiết lập chính sách dịch vụ đối với một vài ứng dụng quan trọng và phổ biến của Google Workspace.

Một số mục chức năng chính của Apps trong Google Workspace

1. Settings for Gmail: Các thiết lập này sẽ gán lên ứng dụng Gmail trong tổ chức. Quản trị viên có thể gán lên chỉ một hoặc một số đơn vị thuộc tổ chức hoặc lên toàn bộ người dùng trong tổ chức. Có thể kể đến một số chức năng phổ biến như sau:

• User Settings: thiết lập cho phép hoặc không cho phép người dùng Gmail được dùng một số tính năng như: Ủy quyền email, duyệt web mail offline, cách định dạng hiển thị tên…
• Manage quarantines: Thiết lập quản lý vùng cách ly. Vùng cách lý là tính năng cho phép một nhóm các nhân viên được phép quản lý duyệt các thư đến và đi của những người dùng khác trước khi email đó được gửi hoặc nhận. Ví dụ: bộ phận pháp chế cần duyệt các thư gửi đi và nhận về của nhóm các nhân viên mới thuộc phòng kinh doanh. Thiết lập vùng cách ly cho phép quản trị viên chỉ định các nhân viên được phép quản lý kiểm duyệt email và các nhân viên bị kiểm duyệt.

2. Setup: Kiểm tra cài đặt MX trỏ về máy chủ Google để duyệt MAIL. Trỏ các bản ghi MX từ DNS tên miền về máy chủ Google là điều kiện tiên quyết nếu muốn email hoạt động trên Gmail.
3. End user Access: Thiết lập bật hoặc tắt khả năng truy cập một số tính năng cài đặt trên Email của người dùng cuối như: khả năng duyệt mail với POP và IMAP, khả năng dùng trình đồng bộ hóa Google Workspace Sys với Microsoft Outlook hoặc khả năng sử dụng tính năng tự động chuyển tiếp thư…
4. Compliance: Thiết lập các chính sách email lên người dùng bao gồm: Thông tin footer, chính sách nội dung, chính sách giới hạn thư, chính sách giới hạn tệp đính kèm…
5. Routing: Trong mục này là các chức năng thiết lập định tuyến email. Nghĩa là quản trị viên có thể có các cài đặt điều khiển dòng Email của tổ chức từ việc thư vào cho tới thư ra. Một số ví dụ có thể thể thực thi được như sau: Định tuyến để các luồng thư đến Gmail và chuyển ra các máy chủ mail khác, định tuyến tạo các bản sao email của người dùng chuyển tới một email được chỉ định (thêm người nhận thư). Tính năng này thực sự có ý nghĩa khi các tổ chức muốn thực thi nhiều máy chủ email trên cùng một tên miền hoặc thiết lập các chính sách lưu giữ chứng cứ pháp lý của nội dung email của người dùng thông qua việc thêm người nhận thư.

Drive and Docs

Là một chức năng trong Apps, cho phép điều khiển các chính sách liên quan tới các ứng dụng Drive và Docs của tổ chức. Tại đây, quản trị viên có thể thiết lập khả năng chia sẻ dữ liệu trong Drive của người dùng, giới hạn khả năng chia sẻ ra ngoài tổ chức hoặc cho phép chia sẻ ra các tên miền được chỉ định. Quản trị viên cũng có thể chuyển quyền sở hữu Drive của các người dùng trong tổ chức sang người dùng khác.

Security

Hàng loạt các chức năng kiểm soát bảo mật cao cấp được Google trang bị tại đây. Quản trị viên có thể thiết lấp các chính sách bảo mật bao gồm:

1. Alert center: Thiết lập các cảnh báo bảo mật khi hệ thống hoặc các hoạt động liên quan tới bảo mật. Quản trị viên có thể nhận được tin báo mỗi khi sự kiện bảo mật được kích hoạt.
2. Data protection: Thiết lập bảo vệ dữ liệu trước các phần mềm bên thứ ba hoặc quản lý quyền truy cập tới Google khi tích hợp và kết nối với phần mềm khác.
3. Password management: Chính sách bảo mật liên quan tới mật khẩu bao gồm độ khó của mật khẩu, thời hạn của mật khẩu và các tính năng khác.
4. 2-Step Verification: Thiết lập chính sách xác thực hai lớp cho tài khoản của người dùng. Có thể bật yêu cầu thực thi xác thực hai lớp bắt buộc hoặc không yêu cầu thực thi.
5. Set up single sign-on (SSO): Thiết lập đăng nhập một lần qua Google hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ xác thực danh tính bên thứ ba.
6. Các tính năng bảo mật nâng cao khác.

Account

1. Account settings: Thiết lập chung cho tài khoản bao gồm thông tin tổ chức, thiết nhập tùy chỉnh các thông tin bao gồm url đăng nhập gắn với tên miền…
2. Domains: chức năng quản lý các tên miền trong tổ chức. Tại đây quản trị viên có thể quản lý tất cả các tên miền thuộc phạm vi của tổ chức bao gồm: thêm mới, thay đổi và Loại bỏ các tên miền. Thêm tên miền dưới dạng tên miền thứ hai (tên miền phụ) hoặc một tên miền bí danh. Việc thêm tên miền bắt buộc phải có quyền quản lý DNS của tên miền để xác minh quyền sở hữu và thiết lập các bản ghi MX. Khi thêm tên miền dưới dạng một tên miền phụ hoặc tên miền thứ hai, quản trị viên có thể tạo danh sách người dùng gắn với tên miền đó. Thi thêm dưới dạng một tên miền bí danh, hệ thống tự động tạo ra các email bí danh gắn với tên miền bí danh và có tên phần trước @ tương ứng với tên của người dùng hiện tại.
3. Admin Roles: Quản lý phân quyền truy cập dành cho quản trị viên và các thành viên, người dùng liên quan tới trang quản trị. Chỉ định các quản trị viên khác, phân các quyền kiểm soát quản trị…
4. Data Migration: Khả năng di chuyển dữ liệu Email vào Google Workspace.

Các chức năng khác

Hàng loạt chức năng khác dành cho quản trị viên Google Workspace bao gồm: báo cáo, quản lý gói đăng ký và hóa đơn, thiết lập, tích hợp phần mềm bên thứ ba…

Chi phí và các gói Google Workspace

Google Workspace được phân thành nhiều gói khác nhau tùy theo quy mô số lượng người dùng và tùy theo chức năng. Dựa theo quy mô tổ chức, Google phân thành hai nhóm chính là Bussiness và Enterprise:

Các gói Google Workspace Business

Business Starter	Business Standard	Business Plus
$6 /user/tháng	$12 /user/tháng	$18 /user/tháng
Tối đa 300 users	Tối đa 300 users	Tối đa 300 users
Đang giảm phí còn $4,2*	Đang giảm phí còn $9,6*
30GB dung lượng	2TB dung lượng	5TB dung lượng

Các gói Google Workspace Enterprise

Enterprise Essentials	Enterprise Standard	Enterprise Plus
$10 /user/tháng	$20 /user/tháng	$30 /user/tháng
Không giới hạn users	Không giới hạn users	Không giới hạn users
1TB dung lượng	Không giới hạn dung lượng	Không giới hạn dung lượng

Đối thủ của Google Workspace

Cũng giống như bất kỳ dịch vụ nào khác, Google Workspace bị cạnh tranh bởi nhiều đối thủ khác nhau. Tuy nhiên, nếu xét ở góc độ tính năng tương tự, mức độ phổ biến, khả năng cạnh tranh thì Google Workspace có hai đối thủ chính đang cạnh tranh trực tiếp sau đây:

1. Microsoft 365: Bộ ứng dụng được phát triển bởi Microsoft với các tính năng và công cụ tương tự. Hiện nay tuy không có thống kê chính xác nhưng Microsoft 365 và Google Workspace có số lượng người dùng tương đương nhau và mức phí tương đồng nhau.
2. Zoho Workplace: Tuy ít phổ biến hơn nhưng Zoho Workplace lại có các chức năng tương tự và đang cạnh tranh với Google Workspace và Microsoft 365. Được phát triển bởi Zoho Corporation, Zoho Workpace có mức giá chỉ bằng khoảng 40% – 60% so với Google Workspace và Microsoft 365.